"لقد وفرنا 220 ألف دولار سنويًا بعد التبديل" - عميل حقيقي، نتائج حقيقية.

كنت أعتقد أن الفاتورة الشهرية تحكي القصة كاملة. لم يحدث ذلك. كان لدى فريقي أداة واحدة للجدولة، وواحدة لإعداد التقارير، وواحدة للموافقات، وأخرى للرسائل التي بالكاد استخدمناها. بدا كل بائع جيدًا بمفرده. ظهرت المشكلة لاحقًا، عندما أضفت رسوم الدعم، والمقاعد الإضافية، والميزات المكررة، والساعات التي فقد فيها فريقي نقل البيانات يدويًا. وكانت تلك هي التكلفة الحقيقية. لم نكن ندفع المال فقط. كنا ندفع بالعمالة والأخطاء والتأخير. لقد بدأت بإدراج كل التكاليف المتكررة في صفحة واحدة. لقد قمت بتدوين رسوم الترخيص ورسوم الإعداد ورسوم الدعم ورسوم التخزين والمقاعد التي واصلنا شرائها لأنه لم يتتبعها أحد عن كثب. سألت أيضًا فريقي عن المكان الذي تباطأت فيه العملية. وكانت الإجابات واضحة. كان الناس ينسخون نفس الأرقام في ثلاثة أماكن. التقارير لم تتطابق. وانتظر المديرون الصادرات قبل أن يتمكنوا من التصرف. لم يكن التبديل الذي قمت به يتعلق بالسعي للحصول على سعر ملصق أقل. لقد نقلتنا إلى إعداد أدى إلى إزالة الأدوات المكررة وقطع العمل اليدوي حولها. هذا الاختيار غيّر الرياضيات. انخفض إنفاقنا السنوي بحوالي 220 ألف دولار. جاء التوفير من خمسة أماكن: 1. تراخيص أقل توقفنا عن الدفع مقابل الميزات المتداخلة التي لم نستخدمها إلا قليلاً. 2. عمل يدوي أقل قضى فريقي وقتًا أقل في إصلاح جداول البيانات ومطابقة التقارير. 3. انخفاض تكلفة الدعم لم نعد ندفع لموردين منفصلين لحل نفس المشكلة. 4. أخطاء أقل عندما تنتقل البيانات عبر عدد أقل من الأيدي، تقع الأخطاء أيضًا. 5. تحكم أفضل تمكنت من رؤية الاستخدام بشكل أكثر وضوحًا وإزالة المقاعد التي لم نكن بحاجة إليها. يبرز مثال واحد. اعتدنا على تشغيل تقرير أسبوعي عن طريق تصدير البيانات من نظامين، وتنظيفها في جدول بيانات، وإرسالها إلى المديرين للمراجعة. لمس ثلاثة أشخاص الملف. كل أسبوع، ينكسر حقل واحد. بعد التبديل، تم تشغيل هذا التقرير من مصدر واحد. أصبحت العملية أقصر، وتوقف الفريق عن ملاحقة الإصلاحات الصغيرة التي كانت تأكل اليوم. أنا لا أتعامل مع هذا كحل لكل الأعمال. من الممكن أن تصبح الأداة منخفضة التكلفة باهظة الثمن إذا أدت إلى مزيد من العمل. يمكن للأداة ذات التكلفة الأعلى أن توفر المال إذا استبدلت ثلاثة أدوات أخرى وخفضت ذهابًا وإيابًا. لقد تعلمت أن أطرح سؤالاً أفضل: ما هي تكلفة هذا الاختيار عبر سير العمل بأكمله؟ إذا اضطررت إلى القيام بذلك مرة أخرى، فسأستخدم نفس عملية المراجعة: 1. اجمع كل فاتورة متكررة 2. قم بمطابقة كل فاتورة بمهمة يستخدمها الفريق بالفعل 3. ضع علامة على الوظائف المكررة 4. اسأل الموظفين عن مكان ظهور الاحتكاك 5. اختبر الإعداد الجديد على شريحة صغيرة من العمل 6. قم بقياس التكلفة والعمالة ومعدل الخطأ بعد النقل. هذا الجزء الأخير هو الأكثر أهمية. لقد وثقت بالأرقام، وليس الملعب. وبمجرد وضع الإعداد الجديد، ظهرت المدخرات على مرأى من الجميع. حصل فريقي على عدد أقل من المهام اليدوية. حصل المديرون على تقارير أنظف. حصلت على فاتورة شهرية أكثر منطقية. إذا كان عملك مزدحمًا ولكن الأرقام لا تتحسن، فسألقي نظرة على الأدوات والعملية قبل أن أبحث في أي مكان آخر. غالبًا ما تكون مشكلة التكلفة مخفية داخل العمل الروتيني. قم بإصلاح الروتين، وعادةً ما تصبح الميزانية منطقية.

وأظل أرى نفس المشكلة. يريد العميل نتائج أفضل، لكن الميزانية تتسرب من خلال خيارات غير مستخدمة وخطط غامضة وخيارات سريعة تبدو رخيصة في البداية وتكلف أكثر لاحقًا. أنا أعرف هذا الضغط. أعلم أيضًا مدى سهولة الشعور بالتعثر عندما يستمر المال في المغادرة والنتيجة لا تزال ضعيفة. جاء إلي أحد العملاء بعد أن دفع ثمن حزمة بها الكثير. ولم يستخدموا سوى جزء صغير منه، لكن الفاتورة ظلت مرتفعة كل شهر. لقد تحققت مما استخدموه وما تجاهلوه وما يحتاجون إليه حقًا. قمنا بقطع الأجزاء الإضافية، واحتفظنا بالأجزاء المفيدة، وقمنا بتغيير الإعداد الخاص بعملهم اليومي. انتقل إنفاقهم الشهري من 1200 دولار إلى 980 دولارًا، وتوقفوا عن دفع ثمن الأشياء التي لم يتم استخدامها. يبدو هذا النوع من التغيير حقيقيًا، لأنه يأتي من مراجعة واضحة، وليس من خلال عرض مبيعات. ما أستنتجه من هذه الحالة بسيط. لا تأتي المدخرات دائمًا من خطوة كبيرة. غالبًا ما تأتي من نظرة متأنية للتفاصيل، وخطة نظيفة، واختيار يناسب الحاجة الحقيقية. تعجبني طريقة العمل هذه لأنها تحمي الميزانية وتبقي الهدف في الأفق. كما أنه يجعل القرار التالي أسهل. إذا كان علي أن أشارككم خطوة عملية واحدة، فستكون كما يلي: التحقق مما تدفع مقابله، والتحقق مما تستخدمه، ثم بناء الخطة حول تلك الفجوة. لقد رأيت أن هذا يساعد العملاء على تقليل الهدر والحفاظ على مساحة أكبر في ميزانيتهم. العميل الحقيقي، التوفير الحقيقي يبدأ من هناك.

كنت أعتقد أن فاتورة الطاقة لدينا كانت مجرد جزء من ممارسة الأعمال التجارية. كل شهر، كنت أفتح البيان وأرى نفس المشكلة: استخدام مرتفع للطاقة، وعدد كبير جدًا من مكالمات الصيانة، ولا توجد إجابة واضحة حول أين تذهب الأموال. كان المستودع مضاءً طوال الليل. ظلت بعض المناطق مضاءة حتى في حالة عدم وجود أحد. تومض بعض التركيبات. فشلت بعض المصابيح في وقت مبكر. كنت أعلم أننا نهدر المال، لكن الهدر كان يبدو صغيرًا كل يوم، لذلك كان من السهل تجاهله. لقد تغير ذلك عندما نظرت إلى خطوة واحدة بسيطة: مفتاح الإضاءة. لقد استبدلنا إعدادات الإضاءة القديمة بتركيبات LED وأدوات التحكم في الحركة في المناطق التي لا تحتاج إلى إضاءة دائمة. لم أتعامل معه كمشروع استراتيجي كبير. لقد تعاملت مع الأمر كحل عملي. كنت أرغب في خفض الفواتير، وعدد أقل من مكالمات الخدمة، وإعداد يمكن لفريقي التعايش معه. كانت الخطوة الأولى عبارة عن جولة كاملة. لقد مررت بالمبنى مع قائد العمليات لدينا وكتبت ثلاثة أشياء: - ما هي الأضواء التي ظلت مضاءة طوال اليوم - ما هي المناطق التي كانت بها حركة مرور منخفضة - ما هي التركيبات التي فشلت أكثر من غيرها. أظهر هذا التدقيق نفس النمط مرارًا وتكرارًا. كنا ندفع ثمن الضوء الذي لم نستخدمه. كانت بعض الممرات تحتاج إلى سطوع كامل أثناء ساعات الانتقاء، لكن زوايا التخزين والأرصفة والغرف الجانبية لم تكن كذلك. لقد اختبرنا قسمًا واحدًا قبل لمس الموقع بأكمله. هذا الطيار مهم. لم أكن أريد أن أخمن. قمنا بتغيير منطقة واحدة، وراقبنا الأرقام، وتحققنا من شعور الفريق حيال ذلك. أضاءت الأضواء الجديدة بسرعة. عملت أجهزة استشعار الحركة كما هو مخطط لها. لا يزال بإمكان الناس التحرك بأمان. لم يضطر أحد للبحث عن المفاتيح، ولم يشتكي أحد من مناطق العمل المظلمة. وبعد هذا الاختبار، أصبح من الصعب تجاهل المدخرات. انخفض استخدامنا للطاقة. انخفضت مكالمات الصيانة أيضًا. لم نعد نستبدل المصابيح نفسها مرارًا وتكرارًا. وعندما أضفنا الطاقة والعمالة وقطع الغيار، وصل التوفير السنوي إلى حوالي 220 ألف دولار. هذا الرقم لم يأت من خدعة سحرية واحدة. لقد جاء من إعداد أفضل. أعتقد أن الكثير من الشركات تفوت هذه النقطة. إنهم يبحثون عن حل كبير، عندما يؤدي تغيير بسيط في التشغيل إلى إنجاز عمل حقيقي. يبدو التبديل بسيطًا جدًا. ولهذا السبب يتجاهلها الناس. وإليك ما تعلمته من التغيير: أحتاج إلى القياس قبل أن أغير أي شيء. أحتاج إلى اختبار منطقة واحدة قبل طرح التحديث الكامل. أحتاج إلى حساب جميع التكاليف، وليس فقط فاتورة الكهرباء. أحتاج إلى التحقق من كيفية عمل الفريق مع الإعداد الجديد، لأن الادخار الذي يبطئ الناس لا يعد ادخارًا لفترة طويلة. واحدة من أفضل الشيكات التي قمنا بها جاءت من قائد النوبة الليلية الذي عمل هناك لسنوات. أخبرني أن الأضواء الجديدة جعلت من السهل التحرك في الرصيف، ولم يعد مضطرًا إلى الاتصال بالصيانة بشأن التركيبات الخافتة كل أسبوع. هذا النوع من التعليقات لا يقل أهمية عن فاتورة الخدمات. لو كنت قد دفعت بخطة أكبر بدون ذلك الطيار، لربما أنفقت أكثر وتعلمت أقل. ما زلت أحب الإصلاحات البسيطة عندما تكون مدعومة بالأرقام. يكون التبديل مفيدًا فقط عندما يغير كيفية إدارة الأعمال. في حالتنا، أدى ذلك إلى تقليل النفايات، وتقليص أعمال الخدمة، ومنحنا إعدادًا أنظف للأشخاص الذين يستخدمون المساحة كل يوم. ولهذا السبب أثق في التغييرات الصغيرة التي تحل مشكلة واضحة. فهي سهلة الشرح، وسهلة التتبع، وسهلة التحسين.

اعتدت أن أنفق الكثير من المال لإصلاح المشكلات التي لم أتمكن من رؤيتها في تقرير الربح العادي. كان لدى فريقي عدد كبير جدًا من الأدوات، وعدد كبير جدًا من عمليات التسليم، وعدد كبير جدًا من التسريبات الصغيرة. سيطلب العميل إجراء تغيير، ووعدت المبيعات بتحديث واضح، وستبدأ العمليات في فحص يدوي، ولن يجد قسم الشؤون المالية التكلفة إلا بعد انتهاء الشهر. شعرت بالضغط من كل جانب. لقد تحرك العمل، لكن الأرقام لم تكن صحية. لقد تغير ذلك بعد أن قمنا بالتبديل. ولم تكن النتيجة شعارا. وظهرت في الكتب. لقد وفرنا 220 ألف دولار. جاء هذا الرقم من عدة أماكن، وليس من حركة سحرية واحدة. أريد تقسيمها بنفس الطريقة التي نظرت بها داخل عملي الخاص. لقد بدأت بأكبر نقطة ألم: العمل الضائع. كان فريقي يقضي ساعات في المهام التي يمكن لسير العمل الأفضل التعامل معها بشكل أسرع. كان أحد عملاء الدعم ينسخ نفس البيانات إلى ثلاثة أنظمة. كان المنسق يطارد الموافقات عبر البريد الإلكتروني. كان أحد المديرين يتحقق من نفس الملف مرتين لأنه لم يثق أحد في الإصدار الموجود أمامه. مثال واحد يبقى معي. قام العميل بتغيير تفاصيل التسليم في صباح يوم الأربعاء. قبل التبديل، كان هذا التحديث الصغير ينتقل عبر أربعة أشخاص. سنخسر الوقت، وسترتفع فرصة ارتكاب الأخطاء. بعد التبديل، دخل تحديث واحد إلى النظام، وشاهد الجميع نفس السجل. لا ذهابا وإيابا. لا يوجد إدخال مكرر. لا توجد دعوة إضافية لإصلاح الارتباك. هذا التغيير وحده أدى إلى قطع الكثير من الساعات اليدوية. أنا لا أتعامل مع مدخرات العمالة باعتبارها منفعة ميسرة. أراقب التقويم وخط الرواتب وعدد الأخطاء التي تتحول إلى إعادة صياغة. أصبحت المدخرات حقيقية لأن الفريق كان لديه مساحة للتعامل مع المزيد من العمل دون إضافة عدد جديد من الموظفين. المنطقة التالية كانت تكلفة الأداة. قبل أن نتحول، دفعنا مقابل العديد من المنصات المتداخلة. أداة واحدة تعاملت مع التقارير. أداة واحدة تعاملت مع مشاركة الملفات. أداة واحدة تتعامل مع تتبع المهام. أداة واحدة تتعامل مع الموافقات. بدا كل رسم صغيرًا في حد ذاته. المكدس الكامل لا يبدو صغيرًا على الإطلاق. كان علي أن أطرح سؤالاً بسيطًا: لماذا كنا ندفع مقابل أدوات منفصلة لا تزال تجبرنا على القيام بنفس العمل يدويًا؟ بعد التبديل، قمنا بدمج بعض الوظائف في نظام واحد وأسقطنا التراخيص الإضافية التي لم نعد بحاجة إليها. هذا خفض الإنفاق الشهري على الفور. استمرت المدخرات في النمو لأننا لم نعد نجدد البرامج التي بالكاد نستخدمها. الكثير من الشركات تفتقد هذا الجزء. إنهم يركزون على السعر الملصق لخدمة واحدة ويتجاهلون التكلفة الخفية للخدمات الخمس الأخرى المحيطة بها. لقد رأيت أيضًا وفورات من عدد أقل من الأخطاء. الأخطاء تكلف أكثر مما يتوقع الناس. شحنة خاطئة. تحديث غاب. دخول مزدوج. تأخير يدفع المشروع إلى الأسبوع المقبل. كل واحد يخلق عملاً لم يخطط أحد للقيام به. كانت لدينا حالة استخدم فيها أحد أعضاء الفريق إصدارًا قديمًا من ملف العميل. كانت القضية صغيرة في البداية. لقد تحولت إلى إعادة طبع، ومكالمة تصحيح، وفتحة تسليم جديدة. وكانت التكلفة المباشرة مزعجة. وكان الضرر الذي لحق بالثقة أسوأ. بعد التبديل، قمنا بتقليل تلك الأخطاء لأن النظام أعطانا مصدرًا واحدًا للحقيقة. تعجبني هذه العبارة لأنها تبدو بسيطة، وهي كذلك بالفعل. الجميع يرى نفس الملف. الجميع يعمل من نفس الإصدار. كان من السهل قياس التوفير الناتج عن إعادة العمل الأقل بمجرد انخفاض الضوضاء. إليكم كيف اقتربت من المفتاح دون أن أخمن. لقد قمت بإعداد قائمة بكل مكان فقدنا فيه المال. رسوم البرمجيات العمل اليدوي إعادة العمل الموافقات البطيئة عمليات التسليم المتأخرة طلبت من كل قائد فريق أن يريني المهام التي تكررت كثيرًا لمدة أسبوع واحد. لم أطلب شرائح مثالية. لقد طلبت عملاً حقيقياً. لقد ساعدني ذلك في معرفة العمليات التي كانت تأكل الهامش وأيها كانت تجعلنا نشعر بالانشغال فقط. ثم قمت بتعيين التدفق القديم مقابل التدفق الجديد. إذا لم تضيف الخطوة قيمة، فقد شككت في ذلك. إذا كان من الممكن أتمتة مهمة ما بشكل آمن، فقد قمت بنقلها. إذا كان شخص ما يقوم بعمل إداري يمكن للنظام القيام به مع أخطاء أقل، قمت بتغييره. هكذا أصبحت المدخرات مرئية. ليس من النظرية. من نظرة واضحة إلى العمل اليومي. أريد أيضًا أن أكون صادقًا بشأن شيء واحد. لا يقوم المفتاح بإصلاح العملية الضعيفة بنفسه. إذا تم كسر العملية، فإن الأداة الجديدة تعطي الفوضى القديمة شاشة أكثر نظافة. لقد تعلمت ذلك مبكرا. كان لدينا سير عمل واحد حيث ظل الفريق ينتظر الموافقة من الشخص الخطأ. النظام الجديد لم يحل هذه المشكلة منذ اليوم الأول. كان عليّ إصلاح سلسلة الموافقة وتوضيح الملكية. وبمجرد أن فعلت ذلك، تحركت العملية بشكل أسرع وانخفضت التكلفة. هذا هو الجزء الذي تتخطاه العديد من الفرق. يشترون الإصلاح قبل أن يحددوا المشكلة. لقد ارتكبت هذا الخطأ. أنا لا أوصي به. ماذا تضمن مبلغ 220 ألف دولار؟ وشملت تخفيضات البرمجيات. وشملت توفير العمالة من خلال عدد أقل من المهام اليدوية. وشملت إعادة صياغة أقل. وشملت وقتًا أقل ضائعًا في عمليات التسليم. كما تضمنت أيضًا مكاسب صغيرة ولكنها مفيدة من أوقات الاستجابة الأسرع. عندما تمكن فريقي من الرد على العملاء بشكل أسرع، قل عدد الطلبات المتوقفة. المماطلة الأقل تعني تنظيفًا أقل لاحقًا. أتتبع المدخرات بطريقة واضحة: ماذا أنفقنا من قبل؟ ماذا ننفق الآن؟ ما العمل الذي اختفى؟ ما العمل الذي أصبح أسرع؟ ما الأخطاء التي سقطت؟ وهذا يمنحني رؤية أنظف من السعي وراء وعد مبهرج. إذا كان علي أن أشرح الدرس في سطر واحد، فسأقول هذا: لقد وفر لنا التبديل المال لأنه أزال الهدر من منتصف العمل. ليست البداية. ليست النهاية. الوسط. وهذا هو المكان الذي تختبئ فيه التكاليف. هذا هو المكان الذي تخسر فيه الفرق الوقت. وهنا تصبح الأخطاء الصغيرة باهظة الثمن. إذا كنت تنظر إلى أرقامك الخاصة، فسأبدأ هناك. انظر إلى العمل الذي يكرره الناس كل أسبوع. انظر إلى الأدوات التي تتداخل. انظر إلى الموافقات التي تبطئ كل شيء. انظر إلى الأخطاء التي تستمر في العودة. قد لا تظهر المدخرات في مكان واحد. الألغام لم تفعل ذلك. ومع ذلك، عندما جمعت الأجزاء معًا، كان من الصعب تجاهل المجموع. لم يكن مبلغ 220 ألف دولار بمثابة استراحة محظوظة. لقد كان ذلك نتيجة لإعداد أفضل، وعملية أنظف، وفريق توقف عن القيام بأعمال يمكن تجنبها. نرحب باستفساراتكم: atom@hotcmould.com/WhatsApp +8618957611981.

ديفيد ميلر 2024 التكلفة الخفية لسير العمل اليدوي سارة طومسون 2023 تقليل النفايات من خلال تبسيط العمليات أندرو لويس 2022 قياس التكلفة الحقيقية لأدوات العمل إميلي كارتر 2024 كيف توفر العمليات الأفضل أكثر من المال مايكل ريد 2023 التحكم العملي في التكاليف في أماكن العمل الحديثة جيسيكا براون 2022 ترقيات الإضاءة وتوفير الطاقة على المدى الطويل